Teams Rooms, Zoom Rooms, Google Meet, Webex - Chọn Thiết Bị Phòng Họp

Teams Rooms, Zoom Rooms, Google Meet Hardware, Cisco Webex Rooms

1. Mở đầu: tương thích nền tảng quan trọng hơn tên model

Khi triển khai phòng họp trực tuyến cho cơ quan nhà nước, doanh nghiệp, trường học hoặc điểm cầu xã/phường, câu hỏi đầu tiên không nên là “camera nào tốt nhất”, mà là “đơn vị đang dùng nền tảng họp nào và muốn vận hành theo mô hình nào”. Một video bar hoặc camera PTZ rất tốt nhưng chọn sai nền tảng, sai chứng nhận hoặc sai phương thức kết nối vẫn có thể gây lỗi nghiệm thu, khó vận hành hoặc không đáp ứng yêu cầu của người dùng.

Hiện nay, các nền tảng phòng họp phổ biến gồm Microsoft Teams Rooms, Zoom Rooms, Google Meet Hardware và Cisco Webex Rooms. Bên cạnh đó, một số cơ quan, địa phương hoặc doanh nghiệp vẫn có thể dùng nền tảng nội bộ, hệ thống hội nghị chuyên dụng, Viettel/FPT hoặc hệ thống SIP/H.323/CVI.

2. Ba mô hình triển khai cần phân biệt trước khi chọn thiết bị

Mô hình	Cách hoạt động	Thiết bị thường dùng	Lưu ý kỹ thuật
BYOD/BYOM	Người dùng mang laptop, chạy Teams/Zoom/Meet/Webex trên máy tính và cắm camera, micro, loa qua USB/USB-C.	Video bar USB, camera PTZ USB, speakerphone, màn hình 4K, hub USB-C.	Dễ triển khai, chi phí thấp, nhưng phụ thuộc laptop và thao tác người dùng. Không gọi là Teams Rooms/Zoom Rooms native.
Room system native	Phòng họp có compute/appliance, controller, tài khoản phòng, lịch họp, one-touch join và quản trị thiết bị.	Teams Rooms, Zoom Rooms Appliance/AIO/Windows system, Google Meet hardware kit, Webex Room devices.	Nên chọn thiết bị được nền tảng chứng nhận. Không tự nhận “certified” nếu model chưa nằm trong danh sách chính thức.
Codec/SIP/H.323/CVI	Thiết bị endpoint/codec/gateway gọi trực tiếp qua SIP/H.323 hoặc kết nối liên nền tảng qua Cloud Video Interop.	Cisco codec, room endpoint, gateway, MCU/CVI, một số room system chuyên dụng.	Camera USB/PTZ thường chỉ là camera ngoại vi. Nếu yêu cầu SIP/H.323, phải có codec/gateway/endpoint thể hiện rõ trong datasheet.

3. Microsoft Teams Rooms: phù hợp đơn vị dùng Microsoft 365 và Outlook

Microsoft Teams Rooms là mô hình phòng họp native dành cho tổ chức sử dụng Microsoft Teams, Microsoft 365 và lịch Outlook. Một phòng Teams Rooms tiêu chuẩn thường có compute hoặc appliance, camera/micro/loa, touch controller, tài khoản phòng, lịch họp và khả năng tham gia cuộc họp bằng một chạm.

Microsoft có danh sách hệ thống và thiết bị ngoại vi được chứng nhận cho Teams Rooms. Chương trình chứng nhận kiểm tra thiết bị theo các yêu cầu về phần cứng, hiệu năng, âm thanh, hình ảnh, giao diện, quản trị và bảo mật

· Phù hợp: doanh nghiệp, trường học, cơ quan đã dùng Microsoft 365/Outlook, cần quản trị phòng họp tập trung.

· Thiết bị nên kiểm tra: Teams Rooms on Windows, Teams Rooms on Android, camera/micro/speakerphone/peripheral được chứng nhận.

4. Zoom Rooms: phù hợp đơn vị họp/đào tạo thường xuyên qua Zoom

Zoom Rooms là mô hình phòng họp native của Zoom, phù hợp doanh nghiệp, giáo dục, đào tạo, hội thảo trực tuyến và tổ chức thường xuyên họp với đối tác bên ngoài qua Zoom. Zoom có hệ thống phần cứng được chứng nhận gồm appliance, controller, scheduler, all-in-one room system, Zoom Rooms Windows computers, camera, panoramic camera, speakerphone và thiết bị ProAV.

Zoom công bố hướng dẫn cho Zoom Spaces certified hardware: appliance, controller, scheduler và all-in-one room system có chứng nhận 2 năm; USB peripherals như camera, speakerphone và ProAV devices có chứng nhận 3 năm.

· Phù hợp: tổ chức dùng Zoom nhiều, cần phòng họp dễ tham gia, quản trị qua Zoom Admin Portal.

· Thiết bị nên kiểm tra: Zoom Rooms appliances, AIO room systems, controller, camera, speakerphone được Zoom chứng nhận.

5. Google Meet Hardware: phù hợp Google Workspace và giáo dục

Google Meet Hardware phù hợp tổ chức dùng Google Workspace, đặc biệt các trường học, cơ sở đào tạo, doanh nghiệp dùng Gmail/Calendar/Drive và cần trải nghiệm họp Google Meet ổn định trong phòng họp. Google giới thiệu Meet hardware như giải pháp họp bảo mật, có khả năng mở rộng cho nhiều quy mô phòng; các đối tác cung cấp room kits từ video bar all-in-one cho phòng nhỏ đến hệ thống modular cho phòng lớn.

Google cũng có chương trình chứng nhận phần cứng cho Google Meet. Google khuyến nghị dùng phần cứng được chứng nhận trong phòng họp để bảo đảm trải nghiệm; nếu khách hàng dùng thiết bị không được hỗ trợ/chứng nhận, Google có thể không hỗ trợ xử lý sự cố.

· Phù hợp: tổ chức dùng Google Workspace, trường học, phòng họp cần join từ Google Calendar.

· Thiết bị nên kiểm tra: Google Meet hardware kits, certified cameras, speakerphones, controllers, compute box theo từng vòng đời hỗ trợ.

6. Cisco Webex Rooms: phù hợp phòng họp chuyên dụng, Webex và hệ sinh thái Cisco

Cisco Webex Rooms phù hợp môi trường cần thiết bị phòng họp chuyên dụng, quản trị thiết bị tập trung, khả năng mở rộng âm thanh/hình ảnh và tích hợp với hệ sinh thái Cisco. Các thiết bị như Cisco Room Bar, Room Bar Pro, Board Pro hoặc Codec/Room Kit được dùng cho phòng họp Webex, hybrid hoặc môi trường cần tính ổn định cao.

Ví dụ, Cisco Room Bar Pro được Cisco mô tả là video bar AI-enhanced cho phòng họp trung bình, có camera kép thông minh, hệ loa 3 kênh, microphone array tích hợp, computing engine, nhiều tùy chọn kết nối và touch controller. Với nhóm Webex/Cisco, điểm mạnh không chỉ là camera/micro mà còn là quản trị qua Control Hub, cập nhật phần mềm, chẩn đoán từ xa và mở rộng với micro/thiết bị ngoại vi Cisco.

· Phù hợp: phòng họp điều hành, doanh nghiệp lớn, tổ chức đã dùng Webex/Cisco hoặc cần thiết bị codec/room chuyên dụng.

· Thiết bị nên kiểm tra: Cisco Room Bar, Room Bar Pro, Board Pro, Codec/Room Kit và các phụ kiện micro/Room Navigator.

7. Bảng so sánh nhanh các nền tảng

Nền tảng	Mô hình triển khai chính	Phù hợp nhất	Điểm cần kiểm tra
Microsoft Teams Rooms	Native room system trên Windows hoặc Android; có controller và tài khoản phòng.	Đơn vị dùng Microsoft 365, Outlook, Teams.	Model có nằm trong danh sách Teams certified/Teams Rooms certified không; Windows/Android version; vòng đời hỗ trợ; Teams Admin Center.
Zoom Rooms	Appliance/AIO/Windows room system hoặc USB peripherals cho Zoom Rooms.	Doanh nghiệp, đào tạo, hội nghị thường xuyên qua Zoom.	Zoom certified hardware, thời hạn chứng nhận, tình trạng compatible/EOL, controller/scheduler.
Google Meet Hardware	Room kits cho Google Meet, liên kết Google Calendar và Google Workspace.	Giáo dục, doanh nghiệp dùng Google Workspace.	Certified Google Meet hardware/peripheral, ChromeOS/AOSP support, EoS/EOL của compute box.
Cisco Webex Rooms	Cisco room devices/codec/video bar, cloud/on-prem/hybrid qua Webex/Cisco.	Phòng họp chuyên dụng, Webex, doanh nghiệp lớn, yêu cầu quản trị và mở rộng cao.	Model Cisco phù hợp quy mô phòng; Control Hub; codec/SIP/Webex mode; micro mở rộng; chính sách license.
BYOD/BYOM	Laptop người dùng + camera/micro/loa USB + màn hình.	Phòng nhỏ, ngân sách vừa phải, dùng nhiều nền tảng khác nhau.	Thiết bị USB được nhận đúng trên Windows/macOS; cáp/hub ổn định; hướng dẫn chọn camera/micro trong ứng dụng.
SIP/H.323/CVI	Endpoint/codec/gateway hoặc Cloud Video Interop.	Hệ thống hội nghị 3 cấp, kết nối legacy hoặc liên nền tảng.	Không gán SIP/H.323 cho camera USB nếu datasheet không ghi. Cần codec/gateway/endpoint tương thích.

8. Thiết bị hội nghị nên chọn theo nền tảng như thế nào?

Không có một thiết bị duy nhất phù hợp cho mọi nền tảng và mọi phòng họp.

Nhu cầu	Cấu hình	Điểm cần kiểm tra
Họp linh hoạt nhiều nền tảng	BYOD/BYOM: camera/videobar USB, speakerphone, màn hình 4K, hub USB-C.	Thiết bị được nhận như camera/micro/loa qua PC hoặc laptop; tương thích ứng dụng phụ thuộc hệ điều hành và phần mềm họp.
Phòng Teams chuyên nghiệp	Teams Rooms certified system + touch controller + camera/mic/peripheral phù hợp.	Chỉ ghi Teams Rooms certified khi model có trong danh sách chứng nhận của Microsoft.
Phòng Zoom chuyên nghiệp	Zoom Rooms certified appliance/AIO/Windows system + controller.	Đối chiếu danh sách Zoom certified và vòng đời chứng nhận theo từng model.
Phòng Google Meet	Google Meet hardware kit hoặc certified peripheral theo quy mô phòng.	Google khuyến nghị dùng phần cứng được chứng nhận để bảo đảm trải nghiệm và hỗ trợ.
Phòng Webex/Cisco	Cisco Room Bar/Room Kit/Board/Codec, Control Hub, micro mở rộng nếu cần.	Làm rõ dùng Webex cloud, on-prem/hybrid hay tích hợp SIP/CVI.
Hệ thống hội nghị 3 cấp/SIP/H.323	Endpoint/codec/gateway/CVI + camera/mic/loa phù hợp.	Không ghi camera USB hỗ trợ SIP/H.323 trực tiếp nếu datasheet không thể hiện.

9. FAQ

Teams Rooms và Microsoft Teams thông thường khác nhau thế nào?

Microsoft Teams thông thường là ứng dụng họp chạy trên máy tính cá nhân. Teams Rooms là hệ thống phòng họp chuyên dụng có compute/appliance, controller, tài khoản phòng, lịch họp và quản trị thiết bị. Camera USB dùng với laptop không tự động trở thành Teams Rooms.

Zoom Rooms có phải chỉ là tài khoản Zoom không?

Không. Zoom Rooms là giải pháp phòng họp gồm phần mềm/phần cứng phòng họp, controller và thiết bị được cấu hình cho không gian họp. Tài khoản Zoom thông thường trên laptop là mô hình khác.

Google Meet Hardware có thể dùng webcam bất kỳ không?

Có thể dùng webcam với Google Meet qua laptop, nhưng Google Meet Hardware là room kit hoặc thiết bị/phụ kiện được chứng nhận. Khi làm hồ sơ dự án, cần phân biệt rõ BYOD dùng webcam và Google Meet Hardware được chứng nhận.

Webex Rooms có cần thiết bị Cisco không?

Không phải mọi cuộc họp Webex đều cần thiết bị Cisco; người dùng có thể tham gia Webex qua máy tính. Tuy nhiên, nếu xây dựng Webex Room chuyên nghiệp, thiết bị Cisco Room/Board/Codec giúp quản trị, chất lượng và tích hợp tốt hơn.

Thiết bị USB có hỗ trợ SIP/H.323 không?

Không nên mặc định. Thiết bị USB thường chỉ là camera/micro/loa ngoại vi. Nếu hồ sơ yêu cầu SIP/H.323, cần codec, endpoint hoặc gateway có ghi rõ SIP/H.323 trong datasheet.